Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Oulu MC ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
1. Rekisterinpitäjä
Oulu MC ry, Posanlenkki 12, 90620 Oulu
2. Rekistereistä vastaava yhteyshenkilöt
Jäsenrekisteri ja järjestyksenvalvojarekisteri:
Sähköisen kulunvalvonnan rekisteri:
Järjestyksenvalvojarekisteri:
3. Rekisterien nimet
- Jäsenrekisteri
- Kulunvalvontarekisteri
- Järjestyksenvalvojarekisteri
4. Oikeusperusteet ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Jäsenrekisterin osalta EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on julkisen tehtävän hoitaminen (yhdistyslaki). Kaikki muut rekisterit pohjautuvat tähän rekisteriin.
Järjestyksenvalvojarekisterissä ovat ne jäsenet, joilla on yhdistyksen kustantama ja voimassa oleva järjestyksenvalvontaoikeus. Tämän rekisterin avulla voidaan ylläpitää järjestyksenvalvojien toimikausia ja toimittaa tiedot poliisiviranomaisille kerhon järjestämien yleisötilaisuuksien lupa-anomuksia varten.
Kulunvalvontarekisterissä ovat ne jäsenet, joille on myönnetty oikeudet käyttää sähköistä kulunvalvontaa. Tämän rekisterin avulla tehdään kulunvalvontaa kerhotilassa olevan omaisuuden turvaksi.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterien tietosisältö
Jäsenrekisteriin tallennettavia tietoja ovat: jäsennumero, henkilön nimi, syntymäaika, liittymisvuosi, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), tallipaikan numero sekä jäsen- ja kannatusmaksujen tilanne. Tietoja säilytetään jäsenrekisterissä jäsenmaksunsa maksaneiden jäsenten osalta kuluvan vuoden maaliskuusta seuraavan vuoden maaliskuuhun saakka. Kuluvan vuoden aikana eronneiden jäsenten osalta tietoja säilytetään jäsenrekisterissä kuusi (6) kuukautta.
Järjestyksenvalvojarekisteriin talletetaan järjestysvalvojakoulutuksen saaneen yhteystietojen ja yhdistyksen jäsennumeron lisäksi henkilötunnus, järjestyksenvalvojakortin numero sekä järjestyksenvalvojakortin voimassaoloaika. Järjestyksenvalvojarekisterissä tiedot säilytetään niin kauan kuin henkilö on yhdistyksen jäsen.
Kulunvalvontarekisteriin tietoina talletetaan kerhotilaan avaimen saaneen jäsenen nimi, hänelle luovutetun avaimen tiedot sekä henkilöön yhdistettävissä oleva toteutunut kulkumerkintä. Sähköisen kulunhallinnan kulkumerkintöjä säilytetään kulunvalvontajärjestelmän sisäisen säilytysajan; kulkuoikeus ja kulkuoikeutetun tiedot poistetaan kun henkilön jäsenyys päättyy.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat henkilön tunnistetiedot saadaan jäseniltä mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse ja kirjallisista jäsenhakemuksista. Hakemukset käsitellään ja hyväksytään hallituksen kokouksessa sääntöjen edellyttämällä tavalla.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Jäsenten tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin on sovittu jäsenen kanssa (esimerkiksi poliisille lupa-anomus järjestyksenvalvojaksi tiettyyn yleisötilaisuuteen).
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterien käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti.
Jäsenrekisteri on toteutettu selainpohjaisella FloMembers-jäsenrekisteriohjelmistolla, jonka ylläpito-oikeudet ovat yhdistyksen puheenjohtajalla sekä nimetyllä jäsenrekisterin hoitajalla tai muulla yhdistyksen hallituksen määrittelemällä jäsenellä.
Järjestyksenvalvojarekisteri on toteutettu Dropbox-palvelussa olevalla sovelluksella ja tietokannalla, johon pääsy on rajattu yhdistyksen puheenjohtajalle sekä järjestyksenvalvonnasta vastaavalle henkilölle.
Käyttöoikeudet eri rekistereihin suojataan sovelluksien käyttäjätunnus-salasanan tarkistuksella. Salasanat vaihdetaan vastuiden vaihtuessa. Kulunvalvontarekisterin ylläpito tehdään erityisesti sitä varten hankitulla tietokoneella, johon on oma salasana. Konetta säilytetään kerhohuoneiston lukitussa toimistotilassa, johon on pääsy vain hallituksen jäsenillä. Kone täytyy lisäksi kytkeä erikseen lukitusjärjestelmään tietojen muuttamiseksi.
Rekisterinpitäjät huolehtivat siitä, että tallennettuja tietoja, palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyillä on myös muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa jäsenille EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Henkilö ei voi pyytää tietojensa poistamista jäsenrekisteristä, jos kerhon jäsenyys on voimassa, koska yhdistyslaki velvoittaa pitämään jäsenrekisteriä. Eronnut jäsen voi pyytää poistamaan kaikki rekisteritietonsa milloin tahansa.